KomHKVO
 

Sechster Abschnitt
Buchführung und Inventar

§ 36 Aufgaben der Buchführung

(1) Die Buchführung dient

1. der Dokumentation der einzelnen Finanzvorfälle,
2. der Aufstellung des Jahresabschlusses und der Durchführung des Plan-Ist-Vergleichs (§ 54),
3. der Überprüfung des Umgangs mit öffentlichen Mitteln unter den Gesichtspunkten der Rechtmäßigkeit, der Wirtschaftlichkeit und der Sparsamkeit und
4. der Bereitstellung von Informationen über den Haushaltsvollzug und für die künftige Haushaltsplanung.

(2) Die Kommune führt zur Erfüllung der in Absatz 1 genannten Zwecke Bücher nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung, in denen

1. der Stand ihres Vermögens und ihrer Schulden,
2. alle Vorgänge, die zu einer Änderung der Höhe oder der Zusammensetzung des Vermögens und der Schulden führen,
3. Aufwendungen und Erträge, Einzahlungen und Auszahlungen sowie
4. die sonstigen, nicht das Vermögen der Kommune berührenden wirtschaftlichen Vorgänge, insbesondere durchlaufende Zahlungen,

im Rechnungsstil der doppelten Buchführung aufgezeichnet werden.

(3) Rechtsvorschriften über weitergehende Buchführungspflichten bleiben unberührt.

§ 37 Anforderungen an die Buchführung

(1) ¹ Die Buchführung muss so beschaffen sein, dass sie einer oder einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Finanzvorfälle und über die wirtschaftliche Lage der Kommune vermittelt. ² Die Finanzvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen.

(2) ¹ Die Aufzeichnungen müssen vollständig, richtig, zeitgerecht, geordnet und nachprüfbar vorgenommen werden. ² Die dabei verwendeten Zeichen müssen eindeutig festgelegt sein.

(3) ¹ Eine Aufzeichnung darf nicht so verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. ² Veränderungen muss zu entnehmen sein, wann sie vorgenommen worden sind.

(4) Für die eingerichteten Konten wird ein Kontenplan aufgestellt.

(5) Erfolgt die Buchführung mittels elektronischer Datenverarbeitung, so muss sichergestellt werden, dass

1. nur Programme verwendet werden, die mit dem geltenden Recht übereinstimmen, die für die Kommune zugänglich dokumentiert und die durch sie zur Anwendung freigegeben sind,
2. in das elektronische Verfahren nicht unbefugt eingegriffen werden kann,
3. die gespeicherten Daten nicht verloren gehen und nicht unbefugt verändert werden können,
4. die Buchungen bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfristen der Aufzeichnungen jederzeit in angemessener Frist ausgedruckt werden können, wobei § 41 Abs. 3 unberührt bleibt,
5. die Unterlagen, die für den Nachweis der ordnungsgemäßen elektronischen Abwicklung der Buchungsvorgänge erforderlich sind, einschließlich der Dokumentation der verwendeten Programme und eines Verzeichnisses über den Aufbau der Datensätze, bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist der Aufzeichnungen verfügbar sind und jederzeit in angemessener Frist lesbar gemacht werden können und
6. Berichtigungen der Bücher protokolliert und die Protokolle wie Belege aufbewahrt werden.

(6) Die Bilanz, die Ergebnisrechnung und die Finanzrechnung werden in einem geschlossenen System geführt; die Finanzrechnung wird dabei direkt bebucht.

(7) Die Kommune sorgt für die Sicherung des Buchungsverfahrens.

§ 38 Bücher, Belege

(1) ¹ Die Buchungen werden in zeitlicher Ordnung und in sachlicher Ordnung nach dem Stand der Technik vorgenommen, dieses kann in einem Grundbuch und in einem Hauptbuch geschehen. ² Die Buchführung kann durch das Führen von Vor- und Nebenbüchern ergänzt werden. ³ Die Ergebnisse der Vorbücher werden mindestens vierteljährlich in die Buchführung übernommen. ⁴ Für die Anlagenbuchhaltung wird ein Nebenbuch geführt.

(2) Die Buchung in zeitlicher Ordnung umfasst mindestens

1. eine eindeutige Belegnummer,
2. den Buchungstag,
3. einen Hinweis, der die Verbindung mit der Buchung in sachlicher Ordnung herstellt, und
4. den Betrag.

(3) Die Buchung in sachlicher Ordnung wird auf den für die Aufstellung der Ergebnisrechnung, der Finanzrechnung und der Bilanz erforderlichen Sachkonten vorgenommen.

(4) ¹ Buchungen müssen durch begründende Unterlagen belegt sein. ² Die Buchungsbelege müssen Hinweise enthalten, die eine Verbindung zu den Eintragungen in den Büchern nach Absatz 1 ermöglichen. ³ Wird für die Erfassung und Bearbeitung der begründenden Unterlagen ein elektronisches Verfahren angewendet, so ist sicherzustellen, dass die Finanzvorfälle vollständig erfasst und übermittelt werden. ⁴ Die elektronischen Aufzeichnungen sind so zu sichern, dass sie vor Löschung oder Veränderung geschützt sind. 5 § 37 Abs. 2 und 3 gilt entsprechend.

(5) Grundbuch, Hauptbuch, Vorbücher und weitere Bücher können nach dem Stand der Technik im Verbund oder auch als ein Buch geführt werden, wenn die zeitliche sowie sachliche Ordnung der Buchungen mit den erforderlichen Daten übersichtlich dargestellt werden kann.

§ 39 Inventur, Inventar

(1) ¹ Zum Schluss eines jeden Haushaltsjahres nimmt die Kommune

1. in sinngemäßer Anwendung des § 39 der Abgabenordnung die in ihrem wirtschaftlichen Eigentum stehenden Vermögensgegenstände und
2. ihre Schulden und Rückstellungen

unter Beachtung der Grundsätze ordnungsmäßiger Inventur vollständig auf und gibt dabei auch den Wert der einzelnen Vermögensgegenstände, Schulden und Rückstellungen an. ² Die Vermögensgegenstände werden, wenn nicht nach § 40 Abs. 1 verfahren wird, in der Regel durch eine körperliche Bestandsaufnahme aufgenommen.

(2) Forderungen und Schulden werden voneinander getrennt durch eine Buchinventur (§ 40 Abs. 1 Satz 1) aufgenommen.

(3) Soweit Vorratsbestände bereits aus Lagern abgegeben worden sind, gelten sie als verbraucht.

(4) Die Ergebnisse der Inventur werden in einem Inventar dokumentiert.

§ 40 Inventurvereinfachungen

(1) ¹ Auf eine körperliche Bestandsaufnahme zum Abschlusstag kann, außer bei Vorräten, verzichtet werden, wenn anhand vorhandener Verzeichnisse der Bestand an Vermögensgegenständen nach Art, Menge und Wert festgestellt werden kann (Buchinventur) und gesichert ist, dass das Inventar die tatsächlichen Verhältnisse zutreffend darstellt. ² Auf eine körperliche Bestandsaufnahme zum Abschlusstag kann außerdem verzichtet werden, wenn durch ein Fortschreibungsverfahren gesichert ist, dass der Bestand zum Abschlusstag auch ohne körperliche Bestandsaufnahme festgestellt werden kann (permanente Inventur). ³ Die Feststellung des Bestandes erfolgt in diesem Fall zu einem beliebigen Zeitpunkt zwischen dem vorangehenden und dem neuen Abschlusstag. ⁴ Die körperliche Bestandsaufnahme kann sich aus sachlichen Gründen über mehrere Tage um den Abschlusstag herum erstrecken; in diesem Fall sind die Bestandsgrößen auf den Abschlusstag vor- oder zurückzurechnen.

(2) ¹ Bei der Aufstellung des Inventars darf der Bestand an Vermögensgegenständen nach Art, Menge und Wert auch mithilfe mathematisch-statistischer Methoden aufgrund von Stichproben oder durch andere geeignete Verfahren ermittelt werden. ² Der Aussagewert dieser Ermittlung muss der tatsächlichen Bestandsaufnahme gleichwertig sein und das Verfahren muss den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entsprechen.

(3) Abnutzbare bewegliche Vermögensgegenstände, die für höchstens 1 000 Euro ohne Umsatzsteuer angeschafft oder hergestellt wurden, brauchen nicht aufgenommen zu werden.

§ 41 Aufbewahrung von Unterlagen

(1) ¹ Die Kommune bewahrt die Bücher, die Unterlagen über die Inventur, die Jahresabschlüsse, die konsolidierten Gesamtabschlüsse, die zur Führung oder Aufstellung ergangenen Anweisungen und Organisationsregelungen, die Buchungsbelege und die begründenden Unterlagen sowie die Unterlagen über den Zahlungsverkehr geordnet und sicher auf. ² Soweit begründende Unterlagen nicht den Kassenanordnungen beigefügt sind, obliegt ihre Aufbewahrung den anordnenden Stellen.

(2) ¹ Der Jahresabschluss und der konsolidierte Gesamtabschluss werden in ausgedruckter Form dauernd aufbewahrt. ² Bücher, Inventare, Belege sowie sonstige Unterlagen werden zehn Jahre lang aufbewahrt. ³ Die Frist beginnt am 1. Januar des Jahres, das der Beschlussfassung der Vertretung über den Jahresabschluss oder über den konsolidierten Gesamtabschluss folgt.

(3) ¹ Die Bücher, die Unterlagen über die Inventur, die Kassenanordnungen, die Buchungsbelege, die Unterlagen über den Zahlungsverkehr sowie die sonstigen Unterlagen mit Ausnahme der in Absatz 2 Satz 1 genannten können in digitaler Form aufbewahrt werden. ² Dabei und bei der Sicherung der Bücher und der sonst erforderlichen Aufzeichnungen auf Datenträger oder Bildträger muss sichergestellt sein, dass der Inhalt der Daten- oder Bildträger mit den Originalen übereinstimmt, während der Dauer der Aufbewahrungsfrist verfügbar ist und jederzeit innerhalb einer angemessenen Frist lesbar gemacht werden kann. ³ Werden elektronische Verfahren, die zur Speicherung von Büchern und Belegen genutzt werden, geändert oder abgelöst, so muss die Auswertung der gespeicherten Daten innerhalb der Aufbewahrungsfristen durchgängig gewährleistet bleiben. ⁴ Andere Rechtsvorschriften über die Aufbewahrung von Büchern und Unterlagen bleiben unberührt.

(4) Die Unterlagen nach Absatz 2 oder die zu ihrer Sicherung verwendeten Daten- oder Bildträger sind sicher aufzubewahren und die Verantwortlichkeiten dafür sind schriftlich festzulegen.