Siebenter Abschnitt (§§ 42 – 43)
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Siebenter Abschnitt
Zahlungsvorgänge, Sicherheitsstandards
§ 42 Zahlungsanweisung, Zahlungsabwicklung
(1) Zum Vorgang der Zahlungsanweisung gehören die Erstellung und die Erteilung der Kassenanordnungen und deren Dokumentation.
(2) 1 Zur Zahlungsabwicklung gehören
- die Annahme von Einzahlungen und die Leistung von Auszahlungen,
- die Verwaltung der Zahlungsmittel und
- das Mahnwesen.
2 Jeder Zahlungsvorgang wird erfasst und in den Büchern dokumentiert. 3 Die haushaltsunwirksamen Zahlungsmittel werden gesondert erfasst.
(3) 1 Jeder Zahlungsanspruch und jede Zahlungsverpflichtung werden zu ihrer sachlichen und rechnerischen Feststellung auf ihren Grund und ihre Höhe geprüft und festgestellt. 2 Die Befugnis zur Feststellung sowie deren Inhalt und Umfang werden schriftlich in einer Dienstanweisung geregelt.
(4) 1 Die Befugnis, Kassenanordnungen zu erteilen, wird schriftlich geregelt und im Einzelnen dokumentiert. 2 Wer die sachliche und rechnerische Richtigkeit feststellt, soll nicht auch die Kassenanordnung erteilen.
(5) 1 Zahlungsanweisung und Zahlungsabwicklung dürfen nicht von denselben Beschäftigten ausgeführt werden. 2 Beschäftigten, denen die Abwicklung von Zahlungen obliegt, darf die Befugnis zur Feststellung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit übertragen werden, wenn und soweit der zahlungsbegründende Sachverhalt nur von ihnen beurteilt werden kann. 3 Die Auszahlung wird dann von zwei Beschäftigten vorgenommen.
(6) 1 Die Zahlungsmittelkonten werden an jedem Buchungstag mit den Bankkonten abgeglichen. 2 Am Ende des Haushaltsjahres werden sie für die Aufstellung des Jahresabschlusses abgeschlossen und es wird der Bestand an Zahlungsmitteln festgestellt.
(7) 1 Die Zahlungsabwicklung wird mindestens einmal jährlich unvermutet geprüft. 2 Wird die Zahlungsabwicklung ständig durch ein Rechnungsprüfungsamt überwacht, so kann von einer unvermuteten Prüfung abgesehen werden.
§ 43 Sicherheitsstandards
(1) Zur Sicherstellung der ordnungsgemäßen Erledigung der Aufgaben der Zahlungsanweisung, der Buchführung und der Zahlungsabwicklung, insbesondere dem Umgang mit Zahlungsmitteln, erlässt die Kommune eine Dienstanweisung.
(2) Die Dienstanweisung nach Absatz 1 enthält mindestens Bestimmungen über
- die Aufbau- und die Ablauforganisation mit Festlegungen über
- a) Verantwortlichkeiten,
- b) Unterschriftsbefugnisse oder Befugnisse zur Verwendung elektronischer Signaturen,
- c) eine zentrale oder dezentrale Erledigung der Zahlungsabwicklung,
- d) die Buchungsverfahren mit und ohne Zahlungsabwicklung und
- e) das Mahn- und Vollstreckungsverfahren,
- den Einsatz von elektronischer Datenverarbeitung mit Festlegungen über
- a) die Freigabe von Verfahren und
- b) Berechtigungen im Verfahren,
- die Verwaltung der Zahlungsmittel mit Festlegungen über
- a) die Einrichtung von Bankkonten,
- b) die notwendigen Unterschriften im Bankverkehr,
- c) die Aufbewahrung, Beförderung und Entgegennahme von Zahlungsmitteln,
- d) die Anlage nicht benötigter Zahlungsmittel,
- e) die Aufnahme und Rückzahlung von Liquiditätskrediten,
- f) den Einsatz von Geldkarte, Debitkarte und Kreditkarte und
- g) den Einsatz von elektronischen Bezahlsystemen
und
- innere und äußere Sicherheitsvorkehrungen, insbesondere
- a) Verbote, bestimmte Tätigkeiten in Personalunion auszuüben,
- b) Sicherheitseinrichtungen,
- c) die Ausgestaltung der Aufsicht über Buchhaltung und Zahlungsabwicklung,
- d) regelmäßige und unvermutete Prüfungen,
- e) die Beteiligung des Rechnungsprüfungsamtes und der Kassenaufsicht an der Festlegung der Sicherheitsstandards und
- f) die sichere Verwahrung und Verwaltung von Wertgegenständen.