Passive Rechnungsabgrenzung

Passive Rechnungsabgrenzung

Ermittlung und Bewertung von Friedhofsgebühren für die Eröffnungsbilanz nach dem Neuen Kommunalen
Finanzmanagement (NKF)

Aufgrund häufiger Nachfragen habe ich versucht, die Ergebnisse der Diskussionen im NKF-Forum zur Ermittlung und Bewertung von
Friedhofsgebühren in möglichst knapper Form zusammenzufassen.

Die erhobenen Friedhofsgebühren sind wie alle anderen Erträge auch periodengerecht abzugrenzen. Entsprechend der Regelungen des NKF sind die Gebühren für die Grabnutzung als passiver Rechnungsabgrenzungsposten (pRAP) in die Bilanz mit einzustellen. Entsprechendes gilt z.B. für die pauschal erhobenen Gebühren für die Pflege anonymer Urnengräber. Gebühren für einmalige Handlungen bzw. jahresweise erhobene Gebühren (z.B. Kapellennutzung oder Grabpflege) sind unmittelbar als Ertrag zu buchen. Der pRAP ist entsprechend der Laufzeit der Nutzungsrechte aufzulösen.

Das bedeutet, dass mindestens je Grabart und Ablaufjahr ein entsprechendes Buchungskonto eingerichtet werden muss. Aus buchhalterischen Gründen kann nur empfohlen werden, in der Anlagenbuchhaltung für jedes einzelne Nutzungsrecht ein entsprechendes Wirtschaftsgut einzurichten, um zukünftige Zu- und Abgänge bei einzelnen Nutzungsrechten periodengerecht zuordnen zu können.

Nach Rücksprache mit unserem Wirtschaftsprüfer haben wir folgendes Verfahren für die Wertermittlung der Grabnutzungsrechte angewandt:

Alle derzeit noch laufenden Nutzungsrechte wurden mit ihrer Restnutzungsdauer erfasst. Aus den Satzungen wurden die jeweiligen Gebühren rückwirkend für die letzten 30 Jahre (maximale Laufzeit eines Nutzungsrechts) ermittelt. Aus dem Ablaufdatum und der satzungsüblichen Nutzungsdauer für das jeweilige Nutzungsrecht wurde dann ein „fiktives Erwerbsdatum“ ermittelt, welches als Berechnungsbasis genommen wurde. Die Jahresgebühr des fiktiven Erwerbsdatums wurde als Basis genommen und mit der Restnutzungsdauer multipliziert.

Alternativ können Sie auch die satzungsgemäßen Gebühren indizieren auf den Stichtag 01.01. (Eröffnungsbilanz) und dann die Jahresgebühr x Index (in Abhängigkeit von der Restnutzungsdauer) x Restnutzungsdauer als Basis nehmen. Statt des Indexes können Sie, je nach RND auch einen prozentualen Abschlag abrechnen.

Bsp.: Index Abschlag
Jahresgebühr 1990 10 € Index 50 Abschlag 50 %
Jahresgebühr 2005 20 € Index 100 Abschlag 0 %

(Jahresgebühr 1990) 10 € x RND 5 Jahre = 50 €
alternativ
(Jahresgebühr 2005) 20 € x RND 5 Jahre x 50/100 = 50 €

Im Rahmen meiner Diplomarbeit habe ich vor einigen Jahren eine Vergleichsberechung angestellt. Dabei habe ich ca. 7.000 Nutzungsrechte ausgewertet. Zum einen wurde eine Spitzrechnung durchgeführt, d.h. ich habe alle Nutzungsrechtsverlängerungen, Rückkäufe usw. einzeln berücksichtigt. Alternativ bin ich in einer vereinfachten Rechnung von dem o.g. Weg des „fiktiven“ Erwerbsdatums ausgegangen. Letztlich habe ich einen Differenzbetrag beim Bestand des pRAPs von rund 1% ermittelt. Bei jährlichen Entnahmen von rund 150.000 € machte das gerade mal 1.500 € im Jahr 2005 aus.

Daher habe ich mich mit unserem Wirtschaftsprüfer auf das Verfahren „fiktives“ Erwerbsdatum geeinigt, da der Erhebungs- und Erfassungsaufwand deutlich geringer ist. Zum anderen kommt hinzu, dass im Laufe der Jahre die Differenz natürlich immer kleiner wird, da wir ja seit 2005 auch die tatsächlichen Ersterwerbe einschl. Zukäufe und Rückkäufe verbuchen.

Zur grundsätzlichen Buchungssystematik für die „Kostenrechner“ unter uns:
Einbuchung der Grabnutzungsgebühren als Einzahlung
Anteile für aktuelles Jahr als Ertrag buchen, Anteile für Folgejahre als pRAP einstellen
Auflösung des pRAP über die Laufzeit des Nutzungsrechts
Die Auflösung wird als Ertrag gebucht

Beispiel Gesamteinzahlung: 2.100 €

  • Davon 100 € als Einzahlung und Ertrag für Grabpflege, … verbuchen
  • Die 2.000 € Grabnutzungsgebühr werden als Einzahlung und dann als pRAP gebucht.
  • Bei einer Laufzeit von 20 Jahren fließen jedes Jahr 100 € als Ertrag aus der Auflösung von pRAP dem Produkt Friedhöfe zu. Dieser Ertrag ist kostenrechnerisch als Erlös zu behandeln.